РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации
Чкаловского района от 31.10.2006 № 1077-р
"ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭЛЕКТРОННОЙ
ПОЧТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ЧКАЛОВСКОГО РАЙОНА"
(Вместе с "ПОЛОЖЕНИЕМ ПО
ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В
АДМИНИСТРАЦИИ ЧКАЛОВСКОГО РАЙОНА", "РЕГЛАМЕНТОМ РАБОТЫ С
КОРПОРАТИВНОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ЧКАЛОВСКОГО РАЙОНА")
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ
ЧКАЛОВСКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 31 октября 2006 г. № 1077-р
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В
АДМИНИСТРАЦИИ ЧКАЛОВСКОГО РАЙОНА
В целях придания
электронной почте администрации Чкаловского района статуса
официального вида документальной связи наравне с телефонограммами и
факс-сообщениями, повышения оперативности информационного
взаимодействия администрации Чкаловского района, совершенствования
системы документооборота:
1. Утвердить Положение по организации
делопроизводства при использовании электронной почты в администрации
Чкаловского района (приложение 1).
2. Утвердить Регламент работы с
корпоративной электронной почтой администрации Чкаловского района
(приложение 2).
-
-->
примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии
с официальным текстом документа.
-
2. Назначить Егорову
Ольгу Александровну - ведущего специалиста по делопроизводству и
контролю общего отдела ответственной за приемку корреспонденции по
электронной почте, ее регистрацию и доведение до конкретных
исполнителей.
3. Использовать электронную почту
администрации для электронного документооборота.
4. Контроль за выполнением настоящего
распоряжения возложить на руководителя общего отдела администрации
Чкаловского района.
Глава местного
самоуправления
С.А.ЛУНЬКОВ
Приложение 1
к распоряжению
администрации Чкаловского района
от 31.10.2006 № 1077-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ
ЧКАЛОВСКОГО РАЙОНА
1. Общие положения.
1.1. Настоящее Положение уточняет
правила ведения делопроизводства и определяет порядок обработки
документов, передаваемых по электронной почте.
1.2. Не подлежат пересылке по
электронной почте любые документы, имеющие грифы ограничения доступа.
1.3. Нормативные документы могут
передаваться с использованием электронной почты только в качестве
справочно-информационного материала, а при условии документирования
информации в соответствии со ст. 5 Закона РФ от 20.02.1995 № 24-ФЗ
"Об информации, информатизации и защите информации" - как
документы, имеющие юридическую силу.
2. Применяемые термины и понятия.
Документ (документированная
информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Электронное письмо - электронное
сообщение (информационный поток), передаваемое через
телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.
Электронное письмо состоит из заголовка (конверта), содержащего
служебную почтовую информацию, и тела письма, содержащего
передаваемую информацию.
Электронная почта - передача
информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер,
телекоммуникационные средства, специализированное программное
обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.
Коммуникационная служба включает в
себя лицо, ответственное за организацию делопроизводства при
использовании электронной почты администрации и может также включать
оператора(ов) рабочего места с электронной почтой администрации.
3. Делопроизводство при использовании
электронной почты.
3.1. Передаваемые с помощью
электронной почты официальные сообщения и запросы обязательно имеют
оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются
все существующие правила по подготовке, оформлению и регистрации
документов на бумажном носителе.
3.2. Подразделение - автор
(отправитель) документа представляет в коммуникационную службу
соответствующего уровня оригинал документа и его выверенную
электронную копию.
3.3. Коммуникационная служба
производит регистрацию документа и проставляет на бумажном и
электронном вариантах документа соответствующие реквизиты.
3.4. На документ, полученный по
электронной почте, распространяются обычные правила делопроизводства
как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с
заголовком электронного письма. Вся переписка по электронной почте
регистрируется коммуникационной службой подразделения администрации в
специальном журнале или в автоматизированном режиме. Далее полученный
документ передается в соответствии с правилами организации
документооборота.
3.5. При регистрации документа,
посланного или принятого по электронной почте, делается пометка о
способе получения, электронный адрес отправителя и получателя, даты
отправления и получения документа.
3.6. Документы
справочно-информационного и технологического характера, не имеющие
исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией
не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной
распечатке и регистрации при получении.
4. Особые случаи при использовании
электронной почты.
4.1. На электронных письмах могут
применяться специальные грифы, требующие особого порядка обработки
документов при использовании электронной почты: "срочно" и
"с уведомлением о вручении". Постановка указанных грифов на
документах, отправляемых по электронной почте, разрешена только главе
местного самоуправления района. Возможно раздельное или совместное
применение этих грифов.
4.2. Гриф "срочно" требует
для исходящих документов немедленной регистрации и отправки по
электронной почте, для входящих - первоочередной распечатки и
передачи его адресату.
4.3. Гриф "с уведомлением о
вручении" требует для входящих документов передачи их адресату с
регистрацией фамилии и должности сотрудника, получившего документ, и
времени вручения. Полученные данные отправляются коммуникационной
службой отдельным ответным электронным письмом в адрес отправителя и
являются подтверждением о вручении. Данная операция не связана с
возможной автоматической отправкой "подтверждения о доставке",
применяемого в системе электронной почты.
5. Обязательные реквизиты и кодовые
обозначения.
5.1. Официальный документ должен
иметь обязательные реквизиты в соответствии с требованиями Инструкции
по делопроизводству в администрации Чкаловского района. Документы
справочно-информационного характера могут не иметь части обязательных
реквизитов.
5.2. Характер электронного письма
(официальное, информационное или технологическое), а также особые
случаи отправки (срочное, с уведомлением о вручении) обозначаются в
начале заголовка соответствующими кодовыми обозначениями:
- "О" - официальное;
- "И" - информационное;
- "Т" - технологическое;
- "С" - срочное;
- "У" - с уведомлением о
вручении.
Кодовые обозначения или их сочетания
отделяются от заголовка письма восклицательным знаком "!".
Порядок следования обозначений в сочетаниях должен соответствовать
указанному в приведенном списке. Например, официальное сообщение с
грифом "срочно" и "с уведомлением о вручении"
должно иметь в заголовке - "ОСУ! Заголовок письма".
Информационное сообщение с грифом "с уведомлением о вручении"
должно иметь в заголовке -"ИУ! Заголовок письма".
При отсутствии кодовых обозначений
считается, что это технологическое письмо без грифов.
Приложение 2
к распоряжению
администрации Чкаловского района
от 31.10.2006 № 1077-р
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ С КОРПОРАТИВНОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ
ПОЧТОЙ
АДМИНИСТРАЦИИ ЧКАЛОВСКОГО РАЙОНА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящий Регламент
уточняет правила и порядок обработки документов, передаваемых по
электронной почте, в администрации Чкаловского района.
В качестве почтового клиента может
использоваться любая программа, позволяющая отправлять, получать и
хранить архив электронной почты, совместимая с установленной на
компьютере операционной системой.
2. ОТПРАВКА
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
2.1. При создании
файлов, которые должны быть вложены в сообщение, необходимо
использовать приложения MS Word и MS Excel. При отправке эти файлы
переводятся в форматы *.rtf (Rich Text Format) и Excel 5.0/95
соответственно.
2.2. При необходимости отправки
файла, созданного в любом другом приложении или программе, в тексте
конверта обязательно указывается название программы, в которой был
создан файл, и ее версия либо название программы, в которой этот файл
может быть прочитан.
2.3. При отправке файла, размер
которого превышает 500 кБ, необходимо этот файл заархивировать.
Название архива должно соответствовать названию вложенного в него
файла. При этом в тексте письма указываются название и версия
архиватора, которым заархивирован файл, либо название архиватора,
которым может быть открыт архив.
2.4. В теме сообщения указывается
основная тема вложенного документа или тема самого письма.
2.5. В тексте электронного письма
должны содержаться следующие сведения:
- Ф.И.О. адресата либо название
подразделения, которому направляется письмо;
- краткая аннотация вложенного
документа либо основное его назначение;
- обратный электронный адрес, Ф.И.О.
и телефон сотрудника, подготовившего письмо, либо отправителя письма.
2.6. Перед отправкой электронное
письмо должно быть проверено на наличие вирусов. При наличии
признаков вирусного заражения компьютера (сообщения антивирусных
программ, самопроизвольное изменение режима работы и т.п.), с
которого отправляется почта, отправляемого письма либо компьютера, на
котором создан вложенный файл, принять все меры по возможной
антивирусной профилактике до отправления электронной почты. В случае
неэффективности принятых мер антивирусной профилактики отправка
сообщений по электронной почте запрещается до полного устранения
вирусов.
2.7. Отправка сообщений производится
после получения соответствующего поручения либо после
непосредственной подготовки электронного письма в течение не более 4
часов. Если в указанное время проводилась плановая антивирусная
профилактика, то сообщения отправляются после ее завершения.
2.8. Отправка срочных сообщений
производится в срок не более 2 часов с момента получения
соответствующего поручения. С целью ускорения прохождения срочной
информации до пункта назначения при отправке такого сообщения
необходимо по телефону оповестить об этом адресата и, при наличии
внутреннего почтового сервера, администратора внутреннего почтового
сервера.
3. ПРИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ
ПОЧТЫ
3.1. Прием
электронной почты осуществляется не менее 3 раз в сутки либо при
получении телефонного сообщения об отправке срочной информации.
3.2. При получении письма с
требованием отправки уведомления о получении уведомление отсылается
не позднее 2 часов с момента получения письма адресатом.
3.3. При получении по электронной
почте письма с вложенным файлом необходимо средствами почтового
клиента, не открывая, сохранить вложенный файл во временную папку,
создаваемую на диске компьютера, и произвести антивирусную проверку
этого файла. При обнаружении в полученном файле вируса необходимо
принять все меры по устранению этого вируса с использованием
антивирусных программ. При невозможности устранения вируса имеющимися
антивирусными программами необходимо удалить зараженный файл. После
этого информация об обнаруженном вирусе и результате его устранения
(вирус удален, зараженный файл удален) направляется сообщением
источнику полученной почты. После устранения вирусов или при их
отсутствии сохраненный файл можно открыть для просмотра и
редактирования.
3.4. При получении по электронной
почте сообщения о вирусе в отправленной вами почте необходимо принять
все меры для обнаружения этого вируса и его устранения.
3.5. При получении сообщения, текст
которого невозможно прочитать (иная кодировка сообщений по сравнению
с имеющейся), необходимо связаться с отправителем с целью
согласования кодировок почты.
| 
