АДМИНИСТРАЦИЯ
ГАГИНСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 19 ноября 2007 г. № 60
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
ПОЛОЖЕНИЯ "ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ"
С целью эффективного
и четкого взаимодействия персонала всех уровней, для обеспечения
надлежащего контроля за процессом подготовки, согласования,
заключения и исполнения договоров, руководствуясь ст. 28 Устава
Гагинского муниципального района, постановляю:
1. Прилагаемое Положение "Порядок
заключения договоров" (далее - Положение) утвердить и ввести в
действие.
2. Всем структурным подразделениям и
должностным лицам администрации Гагинского района при осуществлении
договорной работы руководствоваться утвержденным Положением.
3. Руководителям структурных
подразделений, непосредственно участвующих в заключении, оформлении,
исполнении, изменении и хранении договоров:
- определить ответственных за
отдельные направления реализации деятельности по заключению
договоров;
- провести в своих подразделениях
обучение персонала по утвержденному Положению.
4. Начальнику общего отдела Л.А.
Блохиной обеспечить данным Положением все структурные подразделения
администрации, непосредственно участвующие в заключении, оформлении,
исполнении, изменении и хранении договоров.
Глава местного
самоуправления
Н.А.САВКИН
Утверждено
постановлением
администрации Гагинского района
от 19.11.2007 № 60
ПОЛОЖЕНИЕ
"ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ
ДОГОВОРОВ"
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее
Положение устанавливает порядок заключения, изменения и расторжения
договоров (далее - договоры); форму и сроки оформления договоров, а
также иные положения регулирования договорной работы в соответствии с
действующим законодательством РФ.
Порядок заключения, изменения,
расторжения, оформления и хранения муниципальных контрактов настоящим
Положением не регулируется; для данной категории договоров установлен
особый порядок заключения, изменения, расторжения и оформления,
установленный действующим законодательством РФ и Нижегородской
области.
1.2. Основными целями настоящего
Положения являются:
- обеспечение защиты интересов
администрации Гагинского района (далее - администрация) при
заключении, изменении и расторжении договоров;
- обеспечение контроля за
осуществлением прав и выполнением обязательств, возникших по
заключенным договорам;
- введение единого порядка процедуры
заключения для всех договоров администрации, а также осуществление
централизованного учета и хранения заключаемых договоров.
1.3. Настоящее Положение
распространяется на должностных лиц администрации, на всех
сотрудников структурных подразделений, участвующих в этом процессе, и
обязательно ими для выполнения.
2. ОБЩИЙ ПОРЯДОК
ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ
2.1. Заключение
договора состоит в том, что одна из сторон направляет другой свое
предложение о заключении договора (оферту), а другая сторона, получив
оферту, принимает предложение заключить договор.
2.2. Экспертиза договоров, то есть
исследование условий этих договоров визирующим лицом с целью их
оценки на соответствие действующему законодательству, осуществляется
структурными подразделениями администрации в порядке, определяемом
настоящим Положением. При наличии замечаний к договору лицо,
проводящее экспертизу, обязано сделать об этом отметку рядом со своей
визой. Наличие замечаний не может служить основанием для отказа в
проведении экспертизы или согласовании другими подразделениями
администрации.
2.3. Устранение замечаний
осуществляется в форме составления протокола разногласий либо
протокола согласования разногласий, а также в форме составления
нового проекта договора.
2.4. Договор, подлежащий заключению,
в первую очередь обязательно визируется руководителем структурного
подразделения-исполнителя, который своей визой подтверждает
целесообразность и необходимость заключения договора с учетом всех
его условий.
2.5. Подразделение-исполнитель
обязано запросить у организации-контрагента по договору следующие
документы, заверенные нотариально либо самим контрагентом, с
приложением печати и расшифровкой подписи и должности лица,
заверившего копию:
- учредительные документы либо
выписки из них;
- свидетельство о государственной
регистрации;
- свидетельство о постановке на
налоговый учет;
- свидетельство о внесении сведений о
контрагенте в ЕГРЮЛ;
- доверенность на лицо, подписавшее
договор;
- лицензии, иные разрешения на
осуществление деятельности и др. документы.
Данное требование не распространяется
на договоры, заключаемые между администрацией и юридическими лицами,
учредителем которых является администрация.
2.6. Проект договора подлежит
согласованию:
- заместителями главы местного
самоуправления (виза обязательна на всех договорах в соответствии с
их направлением);
- начальником финансового управления
(виза обязательна в случае, если при заключении договора подлежат
расходованию бюджетные средства);
- начальником отдела бухгалтерского
учета и отчетности (виза обязательна в случае заключения договора по
расходам в пределах сметы на содержание администрации);
- начальником отдела архитектуры
(виза обязательна на всех договорах, регулирующих вопросы застройки и
градостроительной деятельности);
- зам. главы администрации по
строительству (виза обязательна на всех договорах, связанных со
строительством, реконструкцией, проектированием и вопросами ЖКХ);
- начальником юридического отдела
(виза обязательна на всех договорах).
При заключении каждого конкретного
договора состав согласующих проект договора лиц может меняться в
зависимости от вида, типа договора и его принадлежности к
определенной сфере.
Подразделение-исполнитель может
согласовать состав визирующих лиц по конкретному договору с
начальником юридического отдела.
2.6.1. Подразделение-исполнитель
после согласования со всеми заинтересованными подразделениями и
службами администрации направляет проект договора на подписание
соответствующему должностному лицу администрации: главе местного
самоуправления либо его заместителям и иным лицам в соответствии с
выданными доверенностями.
2.7. После подписания осуществляется
оформление договора. Все экземпляры договора, а также приложения к
договору подразделением-исполнителем должны быть прошиты ниткой в
центре левого поля договора и приложений, а концы нитей закреплены
под клеевую аппликацию на оборотной стороне последнего листа
сшиваемых документов. Расшитие договоров не допускается.
2.8. После оформления проект договора
передается на регистрацию в общий отдел. На каждом экземпляре
договора сотрудник отдела, ответственный за регистрацию договоров,
ставит штамп на клеевую аппликацию договора с указанием количества
прошитых листов, даты и подписью ответственного лица, и только затем
на проекте договора ставится печать.
2.9. Всю подготовку и оформление
договоров осуществляют структурные подразделения администрации (от
которых исходит инициатива о заключении договора), которые должны
вести строгий учет имеющихся у них договоров и хранение копий
договорной документации, а также копий документации, указанной в
пункте 2.5 настоящего Положения.
При оформлении договоров юридический
отдел оказывает всем подразделениям-исполнителям юридическую помощь:
проверяет законность и правомерность условий в представленных
проектах договоров, оказывает методическую помощь в формулировании
условий договоров, составлении протоколов разногласий, протоколов
согласования, дает консультации по всем правовым вопросам и пр.
2.10. Договоры и договорная
корреспонденция направляются контрагентам заказной почтой с
сопроводительным письмом или вручаются под личную подпись с указанием
даты получения, Ф.И.О., места работы и должности лица, их
получившего. Общий отдел администрации и руководители структурных
подразделений, ответственных за заключение договора, несут
ответственность за рассылку контрагентам договоров, не прошедших
соответствующую регистрацию.
2.11. После заключения договора
подразделение-исполнитель в течение двух дней размножает текст
договора с приложениями и направляет их всем заинтересованным службам
и подразделениям.
2.12. Подписанные обеими сторонами
договор, протокол разногласий к нему, письма об урегулировании
разногласий, изменении, дополнении условий договора, а также письма
на пролонгацию в надлежащим образом оформленном виде должны быть
подразделением-исполнителем переданы в оригиналах на хранение в общий
отдел в течение 5 дней с момента заключения договора либо получения
оригиналов указанных документов от контрагента по договору.
2.12.1. Требования, установленные п.
2.8, 2.12, 3.2.5 - 3.2.6, 3.3.4 - 3.3.5, 3.3.7, не распространяются:
- на договоры аренды, купли-продажи,
оперативного управления, хозяйственного ведения, безвозмездного
пользования муниципальным имуществом и земельными участками,
находящимися в муниципальной собственности, а также иные договоры,
инициатива заключения которых принадлежит КУМИ (договоры о внесении
задатка для участия в аукционе по продаже муниципального имущества,
договоры на проведение технической инвентаризации, оценки
муниципального имущества и прочие). Регистрацию и хранение указанных
в настоящем подпункте договоров осуществляет КУМИ;
- на договоры, проходящие по линии
мобилизационной работы; регистрация и хранение таких договоров
осуществляются сотрудником, ответственным за ВМР.
2.13. Подразделение-исполнитель по
мере необходимости вносит изменения, дополнения в заключенные
договоры в той же форме и порядке, что установлены и для заключения
договора, а также своевременно оформляет акты о выполнении договорных
обязательств (например, акты приема-передачи имущества по договору
купли-продажи, акты сдачи-приемки работ по договору подряда и т.п.).
2.14. Не допускается поставка
продукции, осуществление разного рода закупок, выполнение работ и
оказание услуг без договоров. Не допускается проведение оплаты и
отчуждение имущества по непролонгированным, потерявшим юридическую
силу договорам либо за их отсутствием.
3. ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОГОВОРОВ
3.1. Все договоры в
администрации подразделяются на два вида:
- договоры, поступающие в
администрацию с предложениями другой стороны о заключении сделки
(входящие договоры);
- договоры, исходящие от
администрации, в которых инициатором заключения сделки является сама
администрация (исходящие договоры).
3.2. Договоры, поступающие в
администрацию (входящие договоры):
3.2.1. Регистрируются в общем отделе,
на них ставится входящий номер и дата поступления. После регистрации
договор немедленно (в день регистрации) направляется в конкретное
структурное подразделение по принадлежности.
Подразделение-исполнитель, получившее
проект договора, рассматривает его условия, анализирует их и
направляет проект договора для согласования всем заинтересованным
службам и подразделениям администрации.
3.2.2. Все участвующие в согласовании
условий договора руководители и специалисты администрации обязаны
рассматривать представленные на согласование проекты договоров в
течение не более чем одного дня с даты получения.
3.2.3. При наличии замечаний к
договору подразделение-исполнитель составляет к нему протокол
разногласий. При этом в договоре делается пометка "с протоколом
разногласий". Договор с протоколом разногласий направляется на
повторное согласование специалистам и руководителям администрации в
том же порядке и в те же сроки.
3.2.4. После получения необходимых
виз подразделение-исполнитель передает его на подпись главе местного
самоуправления либо иному надлежащим образом уполномоченному лицу.
3.2.5. Подписанный договор
регистрируется в общем отделе, где ему присваивается номер; если в
поступившем договоре уже есть регистрационный номер, то
регистрационный номер администрации ставится к нему через двойную
дробь. Общий отдел осуществляет регистрацию договоров в журнале
"Входящие договоры" по установленной форме (приложение 1).
3.2.6. Заключенный договор
подразделение-исполнитель отправляет со всеми необходимыми
приложениями контрагенту. Второй подлинный экземпляр заключенного
договора подразделение-исполнитель в течение двух дней размножает и
направляет всем заинтересованным службам и подразделениям
(направление копий всех договоров в финансовое управление
обязательно), а подлинник договора и все сопроводительные документы
сдает на хранение в общий отдел.
3.2.7. Договор должен быть оформлен и
отправлен контрагенту подразделением-исполнителем не позднее 15
(пятнадцати) дней с момента его получения.
3.3. Договоры, исходящие от
администрации (исходящие договоры):
3.3.1. Если администрация является
инициатором заключения сделки, то структурное подразделение,
заинтересованное в ее заключении (подразделение-исполнитель),
составляет проект договора. При необходимости юридический отдел
оказывает методическую помощь в разработке отдельных положений
договоров. За сроки составления и качество проекта договора несет
ответственность руководитель подразделения-исполнителя.
3.3.2. Подразделение-исполнитель в
течение 3 (трех) рабочих дней составляет текст проекта договора,
обязательно предусматривая все его существенные условия и визирует
его своим руководителем. После этого проект договора передается на
рассмотрение и согласование всем заинтересованным должностным лицам и
подразделениям, которые обязаны его рассмотреть в течение одного дня
с момента получения.
3.3.3. После согласования договор
передается подразделением-исполнителем на подпись главе местного
самоуправления либо по назначению должностным лицам, уполномоченным
на подписание договоров по своим направлениям деятельности, согласно
выданным доверенностям.
3.3.4. Подписанный договор
регистрируется в общем отделе, где ему присваивается номер. Общий
отдел производит регистрацию исходящих договоров в отдельном журнале
"Исходящие договоры" по установленной форме (приложение 2).
Журнал "Исходящие договоры"
имеет несколько подвидов: журналы "Договоры социального найма",
"Договоры приватизации жилья" и другие.
3.3.5. Общий отдел ставит печать на
договоре только при наличии всех виз, подписи уполномоченного лица.
3.3.6. Оформленный проект договора
после регистрации подразделение-исполнитель в двух экземплярах с
сопроводительным письмом немедленно направляет контрагенту заказной
корреспонденцией под отдельную квитанцию. Подразделение-исполнитель
контролирует возвращение оформленных от контрагентов договоров. Копия
согласованного проекта договора остается в материалах
подразделения-исполнителя для контроля.
3.3.7. Получив от контрагента
оформленный договор без замечаний и разногласий,
подразделение-исполнитель в течение 2 (двух) дней размножает его, а
затем передает копии заключенного договора всем заинтересованным
службам и подразделениям. Надлежащим образом оформленный подлинник
сдает на хранение в общий отдел.
3.3.8. Если договор возвращен
незаключенным (с протоколом разногласий), подразделение-исполнитель
рассматривает полученные предложения и в случае согласия с ними
оформляет протокол разногласий или протокол согласования. В этом
случае договор передается для исполнения всем службам и считается
заключенным только после урегулирования спорных вопросов по
существенным условиям договора.
4. УЧЕТ ДОГОВОРОВ И
ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА ИХ ВЫПОЛНЕНИЕМ
4.1. Контроль и учет
за соблюдением условий договора, сроков их действия на уровне
администрации осуществляют должностные лица администрации согласно их
должностным обязанностям, а на уровне конкретного структурного
подразделения - ответственные лица подразделения-исполнителя в
соответствии с должностными обязанностями, которые отражены в их
должностных инструкциях, положениях о структурных подразделениях.
4.1.1. Подразделение-исполнитель
ведет журнал учета договоров по установленной форме (приложение 3), с
которыми оно работает. В случае выявления фактов неисполнения либо
ненадлежащего исполнения контрагентами договорных обязательств
исполнитель немедленно представляет материалы в юридический отдел для
принятия к ним соответствующих мер. Копия служебной записки о
направлении указанных документов в юридический отдел направляется
вышестоящему руководителю либо иному должностному лицу,
ответственному за соблюдением условий этого договора (вида договоров)
на уровне администрации.
4.1.2. Централизованный учет и
хранение:
- договоров, указанных в п. 2.12.1
настоящего Положения, осуществляются КУМИ и отделом по ВМР;
- всех иных подлинных договоров
администрации - общим отделом.
4.2. Все действующие договоры
хранятся в течение всего срока действия и в течение 3 (трех) лет по
истечении действия договора в юридическом отделе и КУМИ, после чего
сдаются на хранение в архив, где хранятся в течение срока,
установленного действующим законодательством РФ. Сроки и порядок
хранения для договоров, заключаемых отделом ВМР, устанавливаются в
соответствии с действующим законодательством, регулирующим вопросы
государственной тайны и мобилизационной работы.
4.3. Общий отдел, КУМИ, отдел ВМР
выдают копии находящихся на хранении договоров по запросам
руководителей структурных подразделений только по распоряжению
начальника общего отдела, председателя КУМИ, начальника отдела по ВМР
соответственно, а в случаях особой значимости договора и
конфиденциальности его условий - только после согласования с главой
местного самоуправления.
4.4. Контроль за выполнением
требований настоящего Положения осуществляет начальник общего отдела,
начальник юридического отдела, председатель КУМИ, начальник отдела по
ВМР соответственно каждый по своей категории договоров.
4.5. Контроль за порядком заключения,
исполнения договоров и прекращением обязательств, возникших из них,
осуществляют руководители структурных подразделений.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. Ответственность
за разработку, актуализацию, анализ, контроль и улучшение процесса,
регулируемого настоящим Положением, а также за соответствие всех
заключаемых договоров требованиям действующего законодательства несет
начальник юридического отдела.
5.2. Ответственность за деятельность
при заключении, анализе и выполнении договоров, установленную
настоящим Положением, несут должностные лица, руководители
структурных подразделений и сотрудники администрации, участвующие в
этом процессе в пределах своей компетенции.
5.3. Ответственными за соблюдение
требований настоящего Положения, предъявляемых к оформлению, учету и
хранению договоров, являются руководители структурных подразделений
администрации.
