РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации г.
Н.Новгорода от 14.02.2006 № 107-Р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
получен из Эталонного банка данных правовой информации Администрации
г. Нижнего Новгорода. -
Вступил в силу с 1 февраля 2006 года
(пункт 2 данного документа). -
-
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 14 февраля 2006 г. № 107-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА
В соответствии со
статьей 43 Устава города Нижнего Новгорода, в целях дальнейшего
совершенствования деятельности администрации города Нижнего
Новгорода:
1. Утвердить прилагаемый Регламент
администрации города Нижнего Новгорода.
2. Настоящее распоряжение вводится в
действие с 1 февраля 2006 года.
Глава администрации
города
В.Е.БУЛАВИНОВ
-
Утвержден
распоряжением
главы администрации города
от 14.02.2006 № 107-р
-
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НИЖНЕГО
НОВГОРОДА
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Настоящий Регламент
определяет порядок организационного, документационного (наряду с
Инструкцией по делопроизводству в администрации города Нижнего
Новгорода), информационного обеспечения деятельности администрации
города Нижнего Новгорода.
1. ПЛАНИРОВАНИЕ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
1.1. Администрация
города Нижнего Новгорода строит свою работу на основе перспективного
плана работы, включающего приоритетные направления
социально-экономического развития города Нижнего Новгорода, а также
на основе текущих квартальных планов работы.
1.2. Перспективное планирование
осуществляется на определенный период и (или) в виде долгосрочных
городских программ.
1.3. Текущее планирование
деятельности администрации предусматривает формирование перечня
организационных мероприятий на квартал, неделю по схемам:
Оперативный план на
неделю
Дата,
время |
Мероприятие |
Место
проведения |
Структурное
подразделение,
ответственное
за подготовку
и
проведение
|
Ф.И.О.
руководителя,
телефон
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Квартальный план
№
п/п |
Проводимые
мероприятия
(содержание
работы)
|
Структурное
подразделение,
лицо,
ответственное
за
подготовку
и проведение
|
Формы
реализации
работы
|
Сроки
исполнения |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.4. Квартальный
план и план проведения организационных мероприятий общегородского
уровня утверждаются главой администрации города.
1.5. Для формирования планов
организационных мероприятий руководители структурных подразделений и
территориальных органов администрации города направляют в департамент
организационно-кадровой работы свои предложения:
- в оперативный план на следующую
неделю - не позднее 16.00 среды текущей недели;
- в квартальный план на последующий
квартал - не позднее 10-го числа последнего месяца текущего квартала;
- в план проведения организационных
мероприятий общегородского или регионального уровня - не позднее чем
за 2 месяца до проведения мероприятия.
1.6. Плановые задания в зависимости
от сроков исполнения и их значимости ставятся на оперативный или
текущий автоматизированный контроль.
2. ПОДГОТОВКА
ПРОВЕДЕНИЯ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕГО
ОПЕРАТИВНОГО СОВЕЩАНИЯ (ПДОС) ПРИ
ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА И ИНЫХ
СОВЕЩАНИЙ С УЧАСТИЕМ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
2.1. Постоянно
действующее оперативное совещание при главе администрации города
Нижнего Новгорода (ПДОС) является органом коллективного обсуждения
вопросов социально-экономического и культурного развития города,
обеспечения жизнедеятельности городского хозяйства, совершенствования
управления экономическими процессами, выявления приоритетных
направлений и принятия мер для решения неотложных задач.
2.2. Совещание проводится еженедельно
(по понедельникам с 9.00 в зале заседаний Городской Думы и
администрации города). Перенос даты и времени проведения совещания
осуществляется по указанию главы администрации города.
2.3. Работой совещания руководит
глава администрации города, а в его отсутствие - один из заместителей
главы администрации города, вице-мэр. Персональный состав участников
совещания утверждается приказом главы администрации города.
2.4. В работе совещания могут
принимать участие депутаты Городской Думы, приглашенные руководители
предприятий, организаций, городских служб.
2.5. Решения в ходе обсуждения
вопросов на совещании принимаются единолично главой администрации
города и оформляются в виде поручений и заданий главы администрации
города.
2.6. Формирование повестки дня ПДОС
осуществляет департамент организационно-кадровой работы на основании
поручений главы, заместителей главы администрации города, а также на
основании предложений структурных подразделений и территориальных
органов администрации города, муниципальных предприятий и учреждений,
которые представляются в департамент организационно-кадровой работы
не позднее 15.00 среды, предшествующей очередному заседанию ПДОС.
2.7. Необходимую информацию для
рассмотрения в ходе совещания обеспечивают руководители структурных
подразделений и территориальных органов администрации города,
муниципальных предприятий и учреждений, ответственные за подготовку
вопросов в соответствии с повесткой дня.
2.8. Иные совещания с участием главы
администрации города (в т.ч. выездные) проводятся в соответствии с
недельным рабочим планом главы администрации города и его
поручениями. Подготовка и проведение совещаний (кроме еженедельных
оперативных) возлагается на руководителей структурных подразделений
администрации города и глав администраций районов или лиц, официально
их замещающих, в компетенцию которых входит решение вопросов,
обсуждаемых на совещании.
2.9. Департамент
организационно-кадровой работы обеспечивает предоставление и
подготовку помещений для проводимых главой администрации города
совещаний, звукоусиление, стенографическое, звукозаписывающее и иное
сопровождение совещания.
2.10. Секретариат главы города
формирует еженедельный план работы главы администрации города.
3. ПРАВОВЫЕ АКТЫ
ГЛАВЫ ГОРОДА, ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА,
РУКОВОДИТЕЛЕЙ СТРУКТУРНЫХ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА
3.1. Общие положения
Глава города Нижнего
Новгорода по вопросам, отнесенным к его полномочиям федеральными
законами, законами Нижегородской области, Уставом города Нижнего
Новгорода, издает постановления.
Глава администрации города Нижнего
Новгорода по вопросам, отнесенным к его полномочиям, полномочиям
администрации города Нижнего Новгорода федеральными законами,
законами Нижегородской области, Уставом города Нижнего Новгорода,
правовыми актами Городской Думы города Нижнего Новгорода, главы
города Нижнего Новгорода издает постановления, а по вопросам
организации работы администрации города Нижнего Новгорода -
распоряжения.
Руководители структурных
подразделений администрации города по вопросам организации работы
возглавляемого ими подразделения издают приказы.
Для оперативного решения вопросов,
связанных с деятельностью администрации, а также ее организационного
и материально-технического обеспечения, глава администрации города,
его заместители, руководители структурных подразделений администрации
города дают поручения.
3.1.1. Постановления оформляются на
бланках главы города Нижнего Новгорода, администрации города Нижнего
Новгорода и подписываются соответственно главой города, главой
администрации города или лицом, исполняющим обязанности главы
администрации города Нижнего Новгорода.
3.1.2. Распоряжения оформляются на
бланках администрации города Нижнего Новгорода и подписываются главой
администрации города или лицом, исполняющим его обязанности.
3.1.3. Приказы руководителей
структурных подразделений оформляются на бланках возглавляемых ими
структурных подразделений администрации города.
3.1.4. Поручения главы города, главы
администрации города, его заместителей и руководителей структурных
подразделений администрации города оформляются на соответствующих
бланках.
Поручения могут быть отменены или
приостановлены должностным лицом, давшим поручение.
3.2. Порядок
подготовки проектов правовых актов главы города, главы администрации
города
3.2.1.
Разработчиками проектов правовых актов главы города, главы
администрации могут являться:
- заместители главы администрации
города;
- главы администраций районов города;
- руководители структурных
подразделений администрации города;
- руководители муниципальных
предприятий, учреждений города.
3.2.2. Разработчик проекта правового
акта:
- готовит проект с учетом требований
данного Регламента;
- направляет проект на согласование;
- дорабатывает проект по замечаниям
согласующих должностных лиц;
- готовит копию проекта на магнитном
носителе;
- представляет согласованный проект с
необходимым пакетом документов и его копию на магнитном носителе в
департамент правовой работы администрации города для проведения
юридической экспертизы;
- дорабатывает проект с учетом
замечаний департамента правовой работы;
- осуществляет справочную и
консультативную работу по принятому правовому акту;
- решает вопрос о необходимости
отмены ранее принятых актов, внесения изменений или дополнений в
ранее принятые акты в связи с принятием вносимого проекта.
3.2.3. Подготовка проектов правовых
актов осуществляется:
- по поручению главы города, главы
администрации города, заместителей главы администрации города;
- в соответствии с планом работы
администрации города;
- по инициативе разработчика.
3.2.4. В проектах правовых актов,
основаниями для принятия которых послужили другие документы
(договоры, контракты, соглашения, решения конкурсных комиссий и
т.п.), в том числе содержащие конфиденциальную информацию, делается
ссылка на данные документы (без указания конфиденциальной информации
в тексте правового акта). При этом к проекту правового акта
прилагаются копии договоров, контрактов и т.п.
3.3. Сроки
согласования проектов правовых актов
3.3.1. При приеме на
согласование проекта правового акта он подлежит обязательной
регистрации.
3.3.2. Срок рассмотрения проектов
правовых актов, представленных на согласование, не должен превышать 3
календарных дней (не считая нерабочих праздничных дней, установленных
статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации).
По согласованию с заместителями главы
администрации города, вице-мэрами срок может быть продлен до 5
календарных дней.
3.3.3. При оперативной подготовке
проекта правового акта по указанию главы города, главы администрации
города срок согласования проекта правового акта не должен превышать 1
рабочего дня с момента получения проекта согласующим должностным
лицом или структурным подразделением администрации города.
По согласованию с заместителями главы
администрации города, вице-мэрами срок может быть продлен до 3
календарных дней.
В отдельных случаях также в течение 1
рабочего дня может быть осуществлено согласование:
- проектов правовых актов главы
администрации города по привлечению кредитных ресурсов в кредитных
учреждениях для своевременного исполнения городского бюджета;
- проектов правовых актов по
организации приема зарубежных делегаций, прибывающих в Нижний
Новгород по приглашению главы города, главы администрации города, и
командированию за рубеж делегаций администрации города и должностных
лиц (согласование осуществляется при представлении смет расходов на
указанные цели с соответствующими расчетами и обоснованиями к ним).
3.3.4. В случае наличия замечаний к
направленному на согласование правовому акту согласующее должностное
лицо письменно выражает свое мнение о представленном проекте.
3.3.5. При повторном представлении на
согласование проектов правовых актов, доработанных по замечаниям
согласующих должностных лиц, согласование не должно превышать 3
календарных дней (не считая нерабочих праздничных дней, установленных
статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации), если главой
города, главой администрации города не установлен другой срок.
3.3.6. После внесения разработчиком в
проект правового акта всех замечаний и дополнений, внесенных
согласующими должностными лицами, департамент правовой работы
проводит юридическую экспертизу проекта в течение 5 календарных дней
(не считая нерабочих праздничных дней, установленных статьей 112
Трудового кодекса Российской Федерации) с момента сдачи разработчиком
проекта в департамент правовой работы.
3.3.7. После проведения правовой
экспертизы представленного проекта правового акта разработчик
оформляет электронную копию окончательного варианта проекта на
магнитном носителе (дискете).
Ответственность за идентичность
текстов на бумажном и магнитном носителях несет разработчик.
3.4. Порядок
представления проектов правовых актов для рассмотрения и утверждения
главе города, главе администрации города
3.4.1. Решение о
готовности проектов правовых актов к их внесению на подпись главе
города, главе администрации города принимает руководитель
департамента правовой работы администрации города.
3.4.2. Перед внесением готового
проекта правового акта на подпись главе города, главе администрации
города руководитель департамента правовой работы направляет проект на
согласование заместителям главы администрации города, вице-мэрам,
курирующим вопросы, решение которых связано с исполнением данного
правового акта.
3.4.3. Департамент правовой работы
осуществляет:
- редактирование текста проекта;
- внесение проекта правового акта в
базу данных протокольного отдела;
- регистрацию акта;
- подготовку к тиражированию;
- рассылку правового акта;
- информирование разработчика о
результатах рассмотрения проекта правового акта и возврат
отклоненного проекта;
- хранение в течение календарного
года принятых главой города, главой администрации города правовых
актов;
- передачу по истечении календарного
года правовых актов главы города, главы администрации города,
принятых в истекшем календарном году, на хранение в архивный отдел
администрации города.
4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА С ГОРОДСКОЙ ДУМОЙ
ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА
4.1. Структурные
подразделения, территориальные органы администрации города Нижнего
Новгорода представляют в департамент организационно-кадровой работы
администрации города свои предложения по вопросам для рассмотрения
Городской Думой.
4.2. Департамент
организационно-кадровой работы обобщает поступившие предложения и
представляет их на утверждение главе города, главе администрации
города Нижнего Новгорода.
4.3. Участие структурных
подразделений и территориальных органов администрации города Нижнего
Новгорода в подготовке вопросов, выносимых на заседание Городской
Думы.
4.3.1. Структурное подразделение,
территориальный орган - разработчик проекта:
- готовит проект правового акта;
- направляет проект правового акта на
требуемые согласования;
- дорабатывает проект правового акта
по замечаниям должностных лиц;
- представляет пакет документов на
утверждение главе города, главе администрации города;
- после утверждения главой города,
главой администрации города готовит копию проекта правового акта на
магнитном носителе и представляет пакет документов в аппарат
Городской Думы не позднее чем за 14 дней до заседания Городской Думы
по данному вопросу;
- организует исполнение решения,
принятого по вносимому вопросу.
4.3.2. В случае внесения проекта
правового акта, реализация которого потребует дополнительного
финансирования, должно быть представлено финансово-экономическое
обоснование и заключение департамента финансов и налоговой политики
администрации города. Заключение департамента финансов и налоговой
политики администрации города представляется разработчику проекта
правового акта в течение двух недель в письменном виде.
4.3.3. Непосредственно в текст
проекта правового акта должны быть включены следующие положения:
- о сроках и порядке вступления
правового акта в силу;
- об отмене, изменениях и дополнениях
ранее принятых правовых актов в связи с принятием данного правового
акта.
4.3.4. Целесообразность внесения на
заседание Городской Думы проектов правовых актов по внеплановым
вопросам предварительно согласовывается с главой города.
4.3.5. Срок рассмотрения проектов
правовых актов Городской Думы, представленных на согласование, не
должен превышать 5 календарных дней.
4.3.6. Проект правового акта
направляется разработчиком главе города, главе администрации города
на рассмотрение не позднее чем за три недели до планируемого
рассмотрения вопроса на заседании Городской Думы.
5. ПОРЯДОК
РАССМОТРЕНИЯ И ПОДГОТОВКИ ОТВЕТОВ
НА ДЕПУТАТСКИЕ ЗАПРОСЫ
5.1. Глава
администрации города, глава города, заместители главы администрации
города, руководители структурных подразделений администрации города,
которым направлен оформленный в установленном порядке депутатский
запрос, дают ответ на него в письменной форме в представительный
орган и депутату (депутатам) - инициатору запроса не позднее чем
через 15 дней со дня его поступления либо в иной срок, определенный
постановлением представительного органа власти.
Ответ на запрос подписывается
должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим
его обязанности.
5.2. Подготовка проекта ответа на
депутатский запрос главе города, главе администрации города
поручается должностным лицам, к компетенции которых относится решение
поставленного вопроса.
5.3. Должностные лица, указанные в
резолюции, в течение 5 рабочих дней с момента поступления документа
рассматривают депутатский запрос и готовят проект ответа главы
города, главы администрации города, который визируется
соответствующим заместителем главы администрации города, вице-мэром.
После этого проект письма направляется на правовую экспертизу в
правовой департамент, а затем на рассмотрение главе администрации
города.
5.4. Направление ответов на
депутатские запросы, поступившие главе города, главе администрации
города, ответственными за подготовку ответов должностными лицами за
своей подписью не допускается без соответствующего поручения главы
администрации города.
5.5. Контроль за сроками рассмотрения
депутатских запросов осуществляет департамент организационно-кадровой
работы.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
С ДОГОВОРАМИ И СОГЛАШЕНИЯМИ
6.1. Общие положения
6.1.1. Договоры
(соглашения), заключаемые от имени администрации города Нижнего
Новгорода, подписываются главой администрации города.
6.1.2. Глава администрации города
может уполномочить на ведение переговоров и подписание договоров
(соглашений) своих заместителей, руководителей структурных
подразделений администрации города Нижнего Новгорода.
6.1.3. Передача полномочий на ведение
переговоров и подписание договоров (соглашений) может быть оформлена
распоряжением главы администрации города, либо должностные лица,
которым от имени администрации города Нижнего Новгорода предоставлено
право заключать договоры (соглашения), могут осуществлять данные
полномочия на основании доверенности, оформленной в установленном
порядке.
6.1.4. Проекты договоров
(соглашений), заключаемых от имени администрации города Нижнего
Новгорода, а также проекты документов по их реализации до
представления главе администрации города и уполномоченным должностным
лицам подлежат согласованию с департаментом правовой работы
администрации города.
6.2. Основные
требования к оформлению договоров (соглашений)
6.2.1. Договоры
(соглашения) должны соответствовать федеральным законам, законам
Нижегородской области, правовым актам органов местного самоуправления
города Нижнего Новгорода, действующим в момент их заключения.
6.2.2. Проект договора (соглашения)
подлежит обязательному согласованию с должностными лицами,
деятельность которых связана с исполнением обязательств по данному
договору (соглашению).
6.2.3. Подписываемые договоры
(соглашения) должны содержать:
- наименование;
- преамбулу (вводную часть), в
которой могут указываться основные цели;
- дату, место подписания,
наименования сторон;
- предмет договора (соглашения);
- права и обязанности сторон;
- ответственность сторон;
- основания прекращения и
приостановления действия договора (соглашения);
- порядок разрешения споров;
- срок и условия вступления в силу
договора (соглашения);
- срок действия договора
(соглашения);
- наименование должности, фамилии,
имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор
(соглашение);
- юридические адреса сторон;
- подписи сторон.
6.2.4. Подпись каждой из сторон на
всех экземплярах договоров (соглашений) удостоверяется гербовой
печатью.
6.2.5. Приложения к договорам
(соглашениям) составляют их неотъемлемую часть.
6.2.6. Договоры (соглашения),
регулярно заключаемые от имени администрации города уполномоченными
на то должностными лицами по утвержденной в установленном порядке
типовой форме (например, трудовые договоры, муниципальные контракты,
договоры аренды и т.п.), подлежат регистрации в структурном
подразделении, руководитель которого подписал от имени администрации
города данный договор (соглашение). Первый экземпляр подписанного
сторонами и зарегистрированного договора (соглашения) хранится в
структурном подразделении администрации города до выполнения
сторонами обязательств по данному договору (соглашению).
6.2.7. Договоры (соглашения), не
указанные в п. 6.2.6 настоящего Регламента, подлежат регистрации в
департаменте правовой работы. Первый экземпляр подписанного сторонами
и зарегистрированного договора (соглашения) хранится в департаменте
правовой работы до выполнения сторонами обязательств по договору
(соглашению), копия договора (соглашения) направляется в структурное
подразделение, в компетенцию которого входят вопросы, регулируемые
этим договором (соглашением).
6.2.8. Выполнение администрацией
города обязанностей и осуществление прав, вытекающих из договоров
(соглашений), обеспечивают структурные подразделения администрации
города, в компетенцию которых входят вопросы, регулируемые этими
договорами (соглашениями).
6.2.9. В случае нарушения
обязательств по договорам (соглашениям), заключенным администрацией
города Нижнего Новгорода, другими его участниками, структурные
подразделения администрации города представляют главе города, главе
администрации города предложения о мерах, обеспечивающих соблюдение
интересов администрации города Нижнего Новгорода как участника
договора (соглашения).
6.2.10. После выполнения сторонами
обязательств по договору (соглашению) первые экземпляры подлежат
передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации
города.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
(КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ)
7.1. Прием,
первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции
7.1.1. Прием,
отправка служебных документов и обращений граждан осуществляются
следующими способами:
- фельдъегерской службой (в
соответствии с графиком маршрутов);
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами;
- лично гражданами;
- с использованием факсимильной
связи;
- с использованием электронной почты;
- с использованием телексной и
телеграфной связи;
- в виде телефонограмм.
7.1.2. Прием, первичная обработка
корреспонденции осуществляются департаментом организационно-кадровой
работы.
7.1.3. При приеме от нарочных
служебных документов на копии документа отправителя ставятся штамп,
дата и подпись сотрудника отдела, принявшего документ. При приеме
обращений от граждан при наличии копии обращения на ней по просьбе
гражданина ставится штамп, дата и подпись сотрудника отдела,
принявшего документ.
7.1.4. Корреспонденция, поступившая в
нерабочее время, в выходные и праздничные дни от Президента РФ,
Правительства РФ, Федерального Собрания РФ, Губернатора, его
заместителей, Правительства и Законодательного Собрания Нижегородской
области, а также в связи с чрезвычайными ситуациями принимается
дежурными приемной главы администрации города с последующей передачей
не позднее 9.30 следующего рабочего дня в отдел ДОУ департамента
организационно-кадровой работы с указанием, какие документы доложены
руководству города.
7.1.5. На всех документах и
обращениях граждан, поступивших до 13.00 текущего дня, проставляется
штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).
На корреспонденции, поступившей после
13.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
7.1.6. На документы, требующие
срочного рассмотрения, - с грифами "Срочно", "Весьма
срочно", "Вручить немедленно", а также поступившие из
Администрации Президента РФ, Правительства РФ, Совета Федерации,
Государственной Думы Федерального Собрания РФ, от Губернатора, его
заместителей, Законодательного Собрания Нижегородской области,
телеграммы, заявления граждан и организаций о проведении митингов,
демонстраций, манифестаций и т.д. проставляется штамп с указанием
даты текущего дня (дня поступления), их доставка осуществляется
незамедлительно (вне графика курьерских маршрутов).
7.1.7. Руководитель службы
документационного обеспечения имеет право в случае неправильно
оформленного документа:
- вернуть документ исполнителю с
указанием ошибки;
- пригласить исполнителя к себе по
документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.
7.1.8. Выдача документов на руки
автору или адресату допускается в исключительных случаях в связи со
срочностью решения вопросов, поставленных в документах.
7.2. Регистрация и
рассмотрение корреспонденции
7.2.1. Регистрация
входящей и исходящей корреспонденции осуществляется службами
документационного обеспечения, писем и обращений граждан структурных
подразделений администрации города в единой электронной системе
регистрации корреспонденции.
Структурные подразделения
администрации города, участвующие в процессе создания, регистрации и
хранения документов, несут ответственность за сохранность как самих
документов, так и информации о них в базах данных, а также за
оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих
право на ее получение.
7.2.2. Исходящие документы
регистрируются с 9.00 до 18.00 (в пятницу и предпраздничные дни - с
9.00 до 17.00), в остальное время регистрация осуществляется приемной
главы администрации города, при этом зарегистрированная
корреспонденция передается в департамент организационно-кадровой
работы для обработки не позднее 10.00 следующего рабочего дня.
7.2.3. Служебные документы (в том
числе телексы и факсы), а также обращения частных лиц на иностранном
языке, адресованные главе администрации, заместителям главы
администрации города, руководителям структурных подразделений и
территориальных органов администрации города, без указания
конкретного адресата регистрируются при наличии идентичного текста на
русском языке либо после перевода документа (или сопроводительного
письма, позволяющего определить суть документа).
7.2.4. Прием (передача)
телефонограмм, адресованных главе администрации, заместителям главы
администрации города (или подписанных ими), производится
специалистами приемных вышеназванных должностных лиц с регистрацией
телефонограмм в специальных журналах.
7.2.5. В случае поступления
документов, содержащих информацию, уже направлявшуюся ранее для
рассмотрения, вместе с поступившими документами направляется адресату
вся предыдущая переписка (дело) либо информация в виде справки.
7.2.6. Главе администрации города
докладываются с подготовленными проектами резолюций следующие
документы:
- документы Президента РФ,
Председателя Правительства РФ, а также Председателя Государственной
Думы, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания,
руководителей органов законодательной и исполнительной власти
субъектов РФ;
- служебные документы и обращения
граждан, содержащие жалобы на действия (либо бездействие)
заместителей главы администрации города, руководителей структурных
подразделений;
- служебные документы, личные и
коллективные обращения граждан, содержащие проблемные или социально
значимые вопросы.
7.2.7. Служебные документы и
письменные обращения граждан, кроме указанных в п. 7.2.6, после
регистрации передаются на рассмотрение заместителям главы
администрации города в соответствии с распоряжением главы
администрации города о разграничении полномочий между заместителями
главы администрации города и (или) руководителями структурных
подразделений, территориальных органов администрации города.
7.2.8. Рассмотрение документа - это
ознакомление с содержанием документа, подготовка и передача документа
на доклад руководству, наложение резолюции.
7.2.9. Результаты рассмотрения
документов отражаются в резолюциях.
Документы могут иметь несколько
резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно
этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны
дублировать и противоречить первой, в них должны конкретизироваться
порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного
срока исполнения, установленного первой резолюцией) и исполнитель.
Допускается повторное рассмотрение
документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ
вновь докладывается должностному лицу, подписавшему первичную
резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с
учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.
7.2.10. Резолюции по исполнению
документов, адресованных должностным лицам или структурным
подразделениям администрации города, имеют право подписывать:
- должностное лицо - адресат или
руководитель структурного подразделения - адресата;
- исполняющие их обязанности;
- их заместители и уполномоченные ими
лица.
7.2.11. В случае временного
отсутствия главы администрации города его полномочия осуществляет
первый заместитель главы администрации города, вице-мэр (другой
заместитель по его указанию). В этом случае резолюции по исполнению
документов, поступивших на имя главы администрации города, первый
заместитель главы администрации города, вице-мэр (другой заместитель
главы администрации города по его указанию) подписывает как
исполняющий обязанности.
7.2.12. Рассмотрение служебных
документов, обращений граждан уполномоченными должностными лицами с
последующим вводом резолюции в электронную базу данных производится
не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации корреспонденции.
7.2.13. Ответы на письменные
обращения граждан направляются в письменной форме.
7.2.14. На устные обращения граждан,
как правило, дается ответ в устной форме. Допускается устная форма
ответа на письменные обращения, если такая форма устраивает
заявителя, о чем на письменных обращениях граждан (либо на отдельных
справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием
даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице,
давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а
также лице, его получившем.
7.2.15. На обращения граждан должны
быть даны соответствующие разъяснения:
- о полном или частичном
удовлетворении просьбы;
- об отказе в удовлетворении
изложенной в письме просьбы;
- о порядке разрешения поставленных
заявителем вопросов, которые не относятся к компетенции данного
адресата.
7.2.16. При выявлении нарушений
порядка и сроков рассмотрения заявлений, фактов
формально-бюрократического отношения к запросам граждан и других
нарушений проводится служебное расследование, по результатам которого
к виновным в этих нарушениях лицам должны быть приняты
соответствующие тяжести их проступков меры воздействия.
7.3. Контроль
исполнения документов
7.3.1. Контроль
исполнения - это: постановка на контроль, предварительная проверка и
регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление
исполненного документа в дело, учет, обобщение, анализ хода и
результатов исполнения документа, информирование руководителей об
исполнении поручений.
7.3.2. Контролируются все
зарегистрированные документы, требующие исполнения: документы,
поступившие из органов государственной власти, из правоохранительных
органов, от депутатов, печатных изданий и телевидения; документы,
имеющие в резолюции конкретные поручения и сроки исполнения.
Документ, поставленный на контроль, контролируется на протяжении
всего срока его исполнения.
7.3.3. Контроль исполнения
обеспечивает руководитель структурного подразделения и, по его
поручению, специальная служба или назначенный приказом работник,
осуществляющий учет контролируемых документов, ход и состояние их
исполнения.
Контроль исполнения документов по
существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений.
7.3.4. Сроки исполнения документов
исчисляются в календарных днях:
по нормативно-правовым актам - с
момента вступления в законную силу;
по иной корреспонденции - с даты ее
регистрации.
Сроки исполнения документов могут
определяться руководителем.
7.3.5. Для всех видов служебной
корреспонденции и обращений граждан устанавливаются единые предельные
сроки рассмотрения.
Решения по служебным документам и
обращениям граждан принимаются в срок до 30 дней со дня их
поступления и регистрации в администрации города. По документам и
обращениям граждан, не требующим дополнительного изучения и проверки,
решения принимаются и ответы даются безотлагательно, но не позднее 10
дней со дня их регистрации в администрации города. В тех случаях,
когда для разрешения предложений, заявлений, жалоб или ходатайств
необходимо проведение специальной проверки, истребование
дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их
разрешения могут быть в порядке исключения продлены должностными
лицами, подписавшими резолюцию, либо лицами, официально их
замещающими, но не более чем на 1 месяц, с сообщением об этом
обратившемуся юридическому лицу или гражданину.
При этом общий срок рассмотрения
корреспонденции не может превышать 2 месяцев, за исключением случаев,
когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору,
рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения
корреспонденции продлевается на весь период судебного
разбирательства.
Обращения военнослужащих и членов их
семей разрешаются не позднее 7 дней со дня поступления в
администрацию города.
Если окончание срока рассмотрения
обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока
считается непосредственно следующий за ним рабочий день.
7.3.6. Изменение срока исполнения
документа производится с разрешения руководителя. Ответственный
исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение,
мотивированную просьбу о его продлении не позднее чем за три дня до
истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных
поручений не продлеваются.
7.3.7. До истечения сроков исполнения
документов осуществляется предварительный контроль в следующем
порядке:
задания последующих лет - не реже
одного раза в год;
задания последующих месяцев текущего
года - не реже одного раза в месяц;
задания текущего месяца - каждые
десять дней и за пять дней до истечения срока.
7.3.8. Снятие документа с контроля
осуществляет глава администрации города, руководитель, давший
поручение. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об
исполнении документа и направлении его в дело.
7.3.9. Документ считается исполненным
и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по
существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения
результатов заинтересованным организациям и лицам или если в
представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных
поручений и материалы не возвращены на доработку.
7.3.10. Департамент
организационно-кадровой работы осуществляет контроль прохождения
документов в установленные сроки, еженедельно представляет информацию
по исполнению контрольных документов главе администрации города.
7.4. Оформление
исходящих документов
7.4.1. Исходящие
документы подписываются главой администрации города, его
заместителями и руководителями структурных подразделений в
соответствии с их компетенцией, а также лицами, исполняющими их
обязанности, и заместителями.
7.4.2. Исходящие документы
оформляются на бланках для писем.
7.4.3. Право подписи на должностных
бланках имеют лица, должности которых указаны на бланке, а также
лица, исполняющие их обязанности.
Право подписи на бланках
администрации города имеют глава администрации города, заместители
главы администрации города, вице-мэры.
Право подписи на бланках структурного
подразделения имеют руководитель структурного подразделения, его
заместители или лица, исполняющие их обязанности.
7.4.4. Исходящая корреспонденция
принимается к отправке полностью оформленной, в необходимом
количестве экземпляров, регистрируется с присвоением исходящего
номера.
7.5. Формирование
дел, их хранение, справочная работа
7.5.1. Формирование
дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так
и исходящим) осуществляются в структурных подразделениях
администрации города в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
7.5.2. Руководители структурных
подразделений администрации города отвечают за:
- сохранность поступающих к ним
документов и информации о них в базе данных;
- соблюдение сроков их хранения (в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
- своевременную подготовку и передачу
дел в архивный отдел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
7.5.3. Законченные делопроизводством
дела в течение 1 - 2 лет остаются в структурных подразделениях
администрации города, а затем в соответствии с номенклатурой дел
уничтожаются или сдаются в архивный отдел департамента
организационно-кадровой работы администрации города.
8. ИСПОЛНЕНИЕ И
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПРАВОВЫХ АКТОВ
8.1. Постановка
правовых актов и поручений на контроль осуществляется на основании
указаний руководства администрации города с помощью
автоматизированной системы АИС "Контроль".
8.2. По каждому поставленному на
контроль правовому акту, отдельному заданию или поручению главы
администрации города заполняется специальная карточка (карточка
исполнителя), которая незамедлительно направляется в структурное
подразделение, указанное в документе в качестве исполнителя.
8.3. Сроками исполнения правового
акта считаются сроки, установленные в самом документе или
регламентируемые законодательством.
8.4. Сроками исполнения поручений
считаются сроки, установленные главой администрации города, а по тем
поручениям, где такие сроки прямо не названы, устанавливаются в 10
дней.
8.5. Информация о ходе исполнения
поставленного на контроль задания направляется исполнителем в
письменном виде в адрес главы администрации города или должностного
лица, на которое возложен контроль исполнения, копия информации
направляется в департамент организационно-кадровой работы.
8.6. Руководители структурных
подразделений и территориальных органов администрации города
(исполнители) несут персональную ответственность за своевременность и
достоверность представляемой информации о ходе выполнения
контролируемых заданий.
8.7. Если по объективным причинам
задание не может быть выполнено в контрольный срок, руководитель
соответствующего подразделения (исполнитель) не позднее чем за 5 дней
до истечения срока представляет на имя главы администрации города или
должностного лица, на которое возложен контроль, мотивированное
письмо с просьбой о его продлении.
8.8. Решение о снятии документа (в
целом) с контроля принимается должностным лицом, подписавшим данный
документ, либо должностными лицами, на которые главой администрации
города возложен контроль.
9. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА
ГРАЖДАН
9.1. Прием граждан
проводится согласно утвержденному графику приема.
9.2. Решение должностного лица,
ведущего прием, оформляется в учетной карточке в виде поручения,
подписывается этим должностным лицом и после регистрации отправляется
адресату.
9.3. Поручение, данное должностным
лицом по обращению гражданина, должно исполняться в 30-дневный срок
со дня подписания (регистрации) поручения, если поручением не
установлен иной срок.
Продление сроков исполнения поручений
возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения.
10. ПОРЯДОК РАБОТЫ С
ДОКУМЕНТАМИ,
СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ
ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
10.1. Работа с
документами, содержащими информацию ограниченного распространения,
определяется действующими нормативными правовыми актами Российской
Федерации, Нижегородской области, города Нижнего Новгорода.
10.2. На документах, содержащих
конфиденциальную информацию, включенную в перечень конфиденциальной
информации, проставляется пометка "Для служебного пользования".
10.3. Необходимость проставления
пометки "Для служебного пользования" на документах,
изданиях и машинных носителях информации определяется должностным
лицом, подписывающим или утверждающим документ, на основании
предложения ответственного исполнителя.
10.4. Указанная пометка и номер
экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы
документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой
странице сопроводительного письма к таким документам.
10.5. Количество экземпляров данного
документа определяется при подготовке документа. Каждый экземпляр
документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.
10.6. Документированная информация
для служебного пользования без санкции должностного лица,
установившего режим ограниченного распространения для конкретного
документа, не подлежит разглашению (распространению).
Для сотрудников структурных
подразделений администрации города Нижнего Новгорода, не входящих в
список рассылки документа с грифом "Для служебного пользования",
снятие копий, а также выписки из документов с грифом "Для
служебного пользования" производятся по разрешению должностного
лица, подписавшего документ, а также заместителей главы администрации
города Нижнего Новгорода и директоров департаментов (их
заместителей).
Для других должностных лиц или
организаций снятие копий производится на основании письменных
запросов этих организаций и по разрешению либо должностного лица,
подписавшего документ, либо заместителей главы администрации города
Нижнего Новгорода и директоров департаментов (их заместителей).
10.7. Снятие грифа "Для
служебного пользования" производится по результатам экспертизы в
связи с утратой конфиденциальности информации. Гриф погашается
штампом с указанием номера акта или протокола, послужившего
основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью работника,
занимающегося учетом и хранением документов.
-
| 
