АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДЕЦКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 1 марта 2000 г. № 333-р
О ПОЛОЖЕНИИ ОБ
АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДЕЦКОГО РАЙОНА
1. Утвердить
Положение об архивном отделе администрации Городецкого района
(прилагается).
2. Архивному отделу администрации
района организовать работу в соответствии с данным Положением.
Глава администрации
района
Е.П.МУХИН
Утверждено
распоряжением
администрации Городецкого района
от 01.03.2000 № 333-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДЕЦКОГО РАЙОНА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел
администрации Городецкого района является самостоятельным структурным
подразделением администрации без права юридического лица, созданным
для выполнения функций местного самоуправления в области архивного
дела и информационного обеспечения деятельности органов
представительной и исполнительной власти Городецкого района,
действующих в соответствии с Уставом района, а также обслуживания
учреждений, организаций, предприятий и граждан в соответствии со
своим профилем деятельности.
В соответствии с Законом об архивном
фонде Нижегородской области и архивах от 05.01.1996 № 18-З архивный
отдел входит в систему комитета по делам архивов Администрации
Нижегородской области, взаимодействует с ним по
организационно-методическим вопросам и по его поручению осуществляет
в установленном порядке отдельные полномочия в деле обеспечения
сохранности, комплектования и использования документов архивного
фонда Нижегородской области.
1.2. Архивный отдел руководствуется в
своей деятельности Конституцией Российской Федерации, основами
законодательства Российской Федерации об архивном фонде РФ и архивах,
Положением об архивном фонде Российской Федерации, другими
законодательными актами Российской Федерации и принятыми в
соответствии с ними законодательными и иными правовыми актами
Нижегородской области, Уставом, постановлениями, решениями и
распоряжениями Земского собрания и главы администрации Городецкого
района, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России,
комитета по делам архивов Нижегородской области и настоящим
Положением.
На основании заключенного в
установленном порядке соглашения между комитетом по делам архивов
Нижегородской области и администрацией Городецкого района архивный
отдел осуществляет отдельные государственные полномочия в области
хранения, комплектования и использования документов архивного фонда
Нижегородской области, а также контроля за состоянием ведомственного
хранения документов.
1.3. Положение об архивном отделе
утверждается постановлением главы администрации района по
согласованию с комитетом по делам архивов Администрации Нижегородской
области.
1.4. Архивный отдел содержится за
счет бюджета Городецкого района. Штатная численность архивного отдела
устанавливается главой администрации района.
1.5. Архивный отдел пользуется
печатью администрации района в установленном порядке; для заверения
архивных справок, копий, выписок из документов - печатью архивного
отдела.
1.6. Архивный отдел имеет бланки с
указанием своего наименования.
1.7. Архивный отдел осуществляет
руководство архивным делом, несет ответственность за состояние,
развитие и совершенствование архивного дела в районе. Архивный отдел
хранит, осуществляет учет, комплектование и использование документов
архивного фонда Нижегородской области, отражающих историю Городецкого
района.
1.8. В состав архивного отдела входит
архивохранилище документов по личному составу.
1.9. Сроки и характер (временный,
постоянный) хранения документов в архивном отделе, порядок и условия
их использования определяются соглашением между Нижегородской
областью и администрацией района.
1.10. Указания архивного отдела по
вопросам архивного дела обязательны на территории района для
учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной
собственности.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Архивный отдел
хранит:
2.1.1. Документы государственной
части архивного фонда Нижегородской области, образовавшиеся в
деятельности районных органов местного самоуправления, учреждений,
организаций, предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а
также находящихся в совместном ведении района и Нижегородской
области.
2.1.2. Документы юридических и
физических лиц, в том числе и документы личного происхождения,
семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц,
деятельность которых связана с историей района, поступившие на
законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за
рубежа.
2.1.3. Фотодокументы, отображающие
прошлое и настоящее района.
2.1.4. Документы по личному составу
ликвидированных муниципальных и других учреждений, организаций и
предприятий, не имеющих правопреемника.
2.1.5. Печатные, иллюстративные и
другие материалы, дополняющие фонды архивного отдела.
2.2. Архивный отдел хранит также
учетные документы, архивные справочники и другие материалы,
необходимые ему в практической работе.
2.3. Документы негосударственной
части архивного фонда Нижегородской области поступают на хранение в
архивный отдел на основе договоров, заключенных между собственниками
документов и архивным отделом по доверенности администрации района
или администрацией района.
2.4. Архивный отдел при наличии
свободных площадей по согласованию с администрацией района может
принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы
учреждений, организаций и предприятий независимо от форм
собственности, а также общественных организаций и граждан.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами
архивного отдела являются:
3.1. Обеспечение сохранности и
государственный учет документов архивного фонда Нижегородской
области, хранящихся в архивном отделе.
3.2. Комплектование архивного отдела
документами архивного фонда Нижегородской области, отражающими
материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое,
научное, социальное, экономическое, политическое или культурное
значение.
3.3. Информационное обеспечение
органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на
архивную информацию, организация использования документов.
3.4. Организационно-методическое
руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией
документов в делопроизводстве органов местного самоуправления,
организаций, учреждений, предприятий района, отнесенных к
муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении
района и Нижегородской области, содействие организациям других форм
собственности в сохранении, комплектовании и использовании их
архивов.
3.5. Контроль за соблюдением
законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов
Нижегородской области, органов местного самоуправления в области
архивного дела на территории района.
4. ФУНКЦИИ
Архивный отдел в
соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет хранение и
государственный учет документов и представляет в комитет по делам
архивов по установленным формам сведения о хранящихся в архивном
отделе фондах, принимает меры по созданию оптимальных условий
хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
4.2. Разрабатывает и по согласованию
с комитетом по делам архивов представляет на утверждение
администрации района списки учреждений, организаций и предприятий,
документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет
систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и
осуществляет прием документов на хранение.
4.3. Проводит в установленном порядке
экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
4.4. Создает и совершенствует
научно-справочный аппарат к документам архивного отдела с целью
оперативного использования содержащейся в них информации.
4.5. Информирует органы местного
самоуправления, иные учреждения района о составе и содержании
документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет их
запросы на документную информацию.
4.6. Использует документы в
социально-экономических и культурно-просветительных целях в
установленном порядке, исполняет социально-правовые запросы
физических и юридических лиц, выдает справки, копии, выписки из
документов.
4.7. Осуществляет
организационно-методическое руководство и контроль за работой
ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией
документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования,
а также организаций негосударственных форм собственности на основе
договоров между ними и архивным отделом по доверенности администрации
района или администрацией района; ведет в установленном порядке
государственный учет документов архивного фонда Нижегородской
области, хранящихся в учреждениях - источниках комплектования и
других государственных учреждениях, находящихся на территории района.
4.8. Информирует администрацию
района, комитет по делам архивов о фактах утраты, порчи, незаконного
уничтожения документов, других нарушениях законодательства об
архивном фонде Нижегородской области.
4.9. Проводит, в том числе на
договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений
и организаций, а также организации документов в делопроизводстве,
внедрение государственной системы делопроизводства и унифицированных
систем документации, повышение квалификации работников архивов и
делопроизводства.
4.10. Рассматривает и согласовывает
положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуре
дел учреждений - источников комплектования.
4.11. Рассматривает и представляет на
утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по делам архивов
поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, описи
фотодокументов, а также представляет на согласование ЭПК описи дел по
личному составу организаций, предприятий, учреждений, документы
которых подлежат приему в архивный отдел, и в том числе в
архивохранилище документов, по личному составу.
4.12. Изучает и обобщает практику
работы ведомственных архивов и организации документов в
делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий,
распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары,
консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы
ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а
также деятельности экспертных комиссий.
4.13. Рассматривает заявления,
предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся
к компетенции архивного отдела.
4.14. Внедряет в практику работы
архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу
и делопроизводству, прогрессивные методы труда, передовой опыт
работы, автоматизированные технологии обработки и поиска документной
информации.
4.15. Подготовка и передача
документов и описей к ним на постоянное государственное хранение
осуществляются на условиях соглашения между Нижегородской областью и
администрацией Городецкого района.
5. ПРАВА
Архивному отделу
предоставляются права:
5.1. Представлять администрацию
района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела, в
порядке, установленном законодательством РФ и Нижегородской области.
5.2. Получать от организаций,
предприятий, учреждений - источников комплектования независимо от их
ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии
ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
5.3. Проверять выполнение
организациями, предприятиями, учреждениями независимо от их
ведомственной подчиненности требований законодательства Российской
Федерации, законодательных и иных правовых актов Нижегородской
области, органов местного самоуправления, касающихся архивного дела и
организации документов в делопроизводстве.
5.4. Давать в пределах своей
компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для
исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе
ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
5.5. Принимать участие в семинарах,
совещаниях, проверках и других мероприятиях, проводимых
администрацией района, ее структурными подразделениями по вопросам
работы ведомственных архивов и организации документов в
делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий,
предприятий, организаций и учреждений.
5.6. Иметь своего представителя в
составе ликвидационных комиссий учреждений, организаций и предприятий
для участия в решении вопросов сохранности документов архивного фонда
Нижегородской области и документов по личному составу.
5.7. Вносить на рассмотрение
администрации района предложения по развитию архивного дела,
улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию
документов, хранящихся в архивном отделе; совершенствованию работы
ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве
учреждений, организаций, предприятий; участвовать в подготовке и
рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства.
5.8. Ставить вопросы перед органами
государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными
органами о привлечении руководителей, других должностных лиц
учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной
подчиненности и формы собственности, к ответственности за нарушение
законодательства об архивном фонде и архивах Нижегородской области.
5.9. В установленном порядке
заключать договоры на выполнение договорных работ и оказание платных
услуг, номенклатура которых утверждается главой администрации района
и согласовывается с комитетом по делам архивов. Полученные от
выполнения договорных работ и платных услуг и на других законных
основаниях внебюджетные средства направляются на выполнение основных
задач и функций архивного отдела.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
6.1. Архивный отдел
возглавляет заведующий, являющийся муниципальным служащим,
исполняющим в порядке, определенном Уставом Городецкого района,
настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы
на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела.
6.2. Заведующий архивным отделом
назначается и освобождается от должности главой администрации района
по согласованию с комитетом по делам архивов Администрации
Нижегородской области.
6.3. Заведующий архивным отделом:
6.3.1. Организует деятельность
архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение
возложенных на архивный отдел задач.
6.3.2. Отчитывается о работе
архивного отдела и состоянии архивного дела в районе перед
администрацией района, комитетом по делам архивов.
6.4. Деятельность архивного отдела
организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими
в системе Росархива, на основе годового плана работы, утвержденного
администрацией района по согласованию с комитетом по делам архивов
Нижегородской области.
6.5. Архивный отдел осуществляет свою
работу во взаимодействии с органами местного самоуправления района,
учреждениями, организациями, предприятиями, региональным отделением
Российского общества историков-архивистов, другими общественными
организациями и краеведами.
При архивном отделе для рассмотрения
организационно-методических и практических вопросов архивного дела
действует на общественных началах совет, состав которого утверждается
администрацией района по представлению заведующего архивным отделом.
6.6. Обеспечение архивного отдела
помещениями, отвечающими требованиям постоянного хранения документов,
его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана,
транспортное обслуживание, создание других необходимых для работы
условий осуществляются администраций района за счет местных бюджетных
ассигнований.
6.7. При смене заведующего архивным
отделом Городецкого района прием-передача дел и материалов
производится с участием специально созданной комиссии, в состав
которой входят представители районной администрации и комитета по
делам архивов Администрации Нижегородской области. Акт
приема-передачи утверждаемся администрацией района и представляется в
комитет по делам архивов Администрации Нижегородской области.
6.8. Ликвидация и реорганизация
архивного отдела осуществляются администрацией района по согласованию
с комитетом по делам архивов.
Архивные фонды и архивные документы,
сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизуемого
архивного отдела, передаются его правопреемнику. При отсутствии
правопреемника архивные фонды и архивные документы передаются на
постоянное хранение в один из государственных архивов системы
комитета по делам архивов.
