АДМИНИСТРАЦИЯ
ШАХУНСКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 декабря 2003 г. № 578-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ
ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
В соответствии со
статьей 34 Закона Нижегородской области от 21.09.1998 № 11-З "О
муниципальной службе и муниципальных должностях в Нижегородской
области", в целях упорядочения ведения, учета и хранения личных
дел муниципальных служащих:
1. Утвердить прилагаемый Порядок
ведения, учета и хранения личных дел муниципальных служащих.
2. Специалисту 1-й категории по
кадрам (Е.А. Смирнова) привести личные дела муниципальных служащих в
соответствие с прилагаемым Порядком.
3. Рекомендовать главам администраций
района при формировании, учете, ведении и хранении личных дел
муниципальных служащих руководствоваться настоящим распоряжением.
4. Контроль за выполнением данного
распоряжения возложить на управляющего делами А.А. Шлякова.
Первый зам. главы
администрации
В.А.БУРКОВА
Утвержден
распоряжением
администрации Шахунского района
от 22.12.2003 № 578-р
ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ
ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
1. Личное дело - это
совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о
муниципальном служащем и о прохождении им муниципальной службы.
Личное дело оформляется после издания
распоряжения о назначении на должность, о приеме на работу и
пополняется документами, возникающими в процессе трудовой
деятельности муниципального служащего.
2. Кадровая служба осуществляет
ведение личных дел муниципальных служащих, замещающих:
- муниципальные должности реестра
муниципальных должностей в Шахунском районе.
Личные дела муниципальных служащих в
структурных подразделениях органов местного самоуправления формируют
кадровые службы данных структурных подразделений или специально
назначенные работники.
3. В личном деле муниципального
служащего содержатся:
а) внутренняя опись документов
(приложение 1);
б) анкета установленного образца,
заполняется собственноручно (приложение 2);
в) автобиография;
г) фотография размером 4x6;
д) копия документов об образовании;
е) личное заявление о приеме на
муниципальную службу, об увольнении с муниципальной службы;
ж) медицинское заключение о состоянии
здоровья;
з) трудовая книжка;
и) справка из органов Государственной
налоговой инспекции о представлении декларации о доходах и имуществе,
принадлежащем ему на праве собственности (в том числе на праве общей
собственности);
к) заявление об отсутствии
обстоятельств, препятствующих поступлению на муниципальную службу;
л) информация о результатах проверки
достоверности и полноты указанных сведений;
м) копия распоряжения о приеме на
работу, трудовой договор;
н) копия распоряжения об утверждении
на должность, переводе;
о) заключение по результатам
испытательного срока;
п) служебная характеристика (отзыв);
р) аттестационный лист.
4. Оформление документов, входящих в
состав личного дела.
4.1. Документы, находящиеся в личном
деле, вносятся во внутреннюю опись. Каждый документ записывается
отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты
приобщения к материалам личного дела.
При передаче личного дела по новому
месту муниципальной службы внутренняя опись документов, находящихся в
личном деле, заверяется работником кадровой службы.
4.2. В случае выезда муниципального
служащего за пределы Нижегородской области личное дело направляется
по новому месту службы по запросу соответствующего органа местного
самоуправления либо органа государственной власти.
4.3. При поступлении на службу анкета
и автобиография заполняются от руки самим работником. На все вопросы
должны быть даны полные ответы, не допуская сокращений, прочерков,
исправлений и помарок. Полнота заполнения и правильность сведений
проверяется кадровой службой в соответствии с предъявленными
документами (паспорт, трудовая книжка, страховое свидетельство
государственного пенсионного страхования, документы воинского учета,
документы об образовании, о квалификации или наличии специальных
знаний), о чем и делается соответствующая запись с указанием даты и
подписи работника кадровой службы.
4.4. Автобиография - документ,
содержащий краткое описание в хронологической последовательности
основных этапов жизни и деятельности. Составление автобиографии
позволяет муниципальному служащему обратить внимание на те вопросы,
которые не нашли детального отражения в анкете.
4.5. Заявление о приеме на
муниципальную службу и увольнении с нее заполняется от руки лично
заявителем (приложения 3, 4).
5. Документы личного дела помещаются
в папку-скоросшиватель установленного образца с единым титульным
листом (приложение 5). Личному делу присваивается порядковый номер,
под которым оно регистрируется в журнале учета личных дел (приложение
6).
6. Кадровая служба или работник
органа местного самоуправления:
а) ведет личные дела муниципальных
служащих, вносит необходимые записи в трудовые книжки муниципальных
служащих;
б) оформляет распоряжение о
поступлении, прохождении и прекращении муниципальным служащим
муниципальной службы;
в) обеспечивает проведение конкурсов
на замещение вакантных муниципальных должностей муниципальной службы,
аттестации муниципальных служащих, прохождение муниципальными
служащими испытания при замещении муниципальных должностей
муниципальной службы;
г) организует переподготовку,
переквалификацию и повышение квалификации муниципальных служащих;
з) подготавливает предложения о
зачислении муниципальных служащих в резерв на замещение муниципальных
должностей муниципальной службы;
е) ведет реестр муниципальных
должностей и реестр муниципальных служащих.
7. Личные дела муниципальных служащих
являются документами строгой отчетности. Ответственность за ведение,
учет и хранение личных дел муниципальных служащих, за разглашение
конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, за
ненадлежащее хранение личных дел возлагается на работника кадровой
службы.
8. Личные дела муниципальным служащим
на руки не выдаются. Муниципальный служащий имеет право на
ознакомление в любое время со всеми материалами своего личного дела,
отзывами о прохождении им муниципальной службы, другими документами
до внесения их в его личное дело, а также приобщение к личному делу
своих объяснений в присутствии работника кадровой службы.
9. С целью предотвращения утраты
личных дел и контроля за их своевременным возвратом используется
контрольная карточка, заполняемая на каждое выданное личное дело
(приложение 7).
При извлечении каких-либо документов
из личного дела муниципального служащего (только с указанием главы
местного самоуправления) работник кадровой службы должен сделать
соответствующую запись во внутренней описи личного дела.
Запрещается производить какие-либо
исправления в ранее сделанных записях, заменять документы,
содержащиеся в личном деле, новыми, требовать от муниципального
служащего переписать ранее оформленные документы.
10. Личные дела муниципальных
служащих, замещающих высшие и главные муниципальные должности реестра
муниципальных должностей в Шахунском районе, хранятся постоянно.
Личные дела остальных муниципальных служащих имеют срок хранения - 75
лет с пометкой "ЭПК".
11. Ежегодно кадровые службы обязаны
проводить проверку наличия и состояния личных дел. При выявлении
недостатков составляется акт (приложение 8).
