АДМИНИСТРАЦИЯ
СОКОЛЬСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 12 апреля 2004 г. № 62
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ
ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
Во исполнение ст. 35
Закона Нижегородской области "О муниципальной службе и
муниципальных должностях в Нижегородской области" от 21 сентября
1998 года № 11-З постановляю:
1. Утвердить Положение о порядке
ведения личных дел муниципальных служащих согласно приложению.
2. Начальнику отдела по контролю,
кадрам и организационной работе (Е.В. Проскурякова) ознакомить с
данным постановлением работников, ответственных за решение кадровых
вопросов в структурных подразделениях администрации района, сельских
администрациях.
Глава местного
самоуправления
А.С.ШИЛОВ
Утверждено
постановлением
администрации Сокольского района
от 12.04.2004 № 62
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
1. Личное дело - это
совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о
муниципальном служащем и о происхождении им муниципальной службы.
Личное дело оформляется после издания
распоряжения о приеме на работу и пополняется документами,
возникающими в процессе трудовой деятельности муниципального
служащего.
2. В личном деле муниципального
служащего содержатся:
- внутренняя опись документов
(образец прилагается);
- анкета установленного образца,
заполненная собственноручно (для работников, принятых ранее, - личный
листок) (образец анкеты прилагается);
- фотография размером 4x6;
- автобиография;
- копии документов, подтверждающих
профессиональное образование;
- личные заявления о приеме на
муниципальную службу, об увольнении с муниципальной службы;
- копия распоряжения о приеме на
работу, трудовой контракт;
- выписка из приказа об утверждении
на должность, переводе;
- справка о соблюдении гражданином
ограничений, связанных с замещением муниципальной должности
муниципальной службы;
- медицинское заключение о состоянии
здоровья;
- заключение по результатам
испытательного срока;
- аттестационный лист;
- служебная характеристика (отзыв).
3. Оформление документов:
3.1. Документы, находящиеся в личном
деле, нумеруются и вносятся в опись. Каждый документ записывается
отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты
приобщения к материалам личного дела. При передаче личного дела по
новому месту муниципальной службы опись документов, находящихся в
личном деле, заверяется сотрудником, ответственным за решение
кадровых вопросов (далее - кадровая служба).
3.2. Анкета заполняется от руки самим
работником при поступлении на службу. На все вопросы должны быть даны
полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и
помарок. Полнота заполнения и правильность сведений проверяется
кадровой службой в соответствии с предъявленными документами
(паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании),
о чем и делается соответствующая запись с указанием даты и подписи
работника кадровой службы.
3.3. Автобиография - документ,
содержащий краткое описание в хронологической последовательности
основных этапов жизни и деятельности. Составление автобиографии
позволяет муниципальному служащему обратить внимание на те вопросы,
которые не нашли детального отражения в личном листке по учету
кадров.
3.4. Заявление о приеме на работу и
увольнении заполняется от руки лично заявителем и содержит следующие
реквизиты:
- адресат;
- автор (Ф.И.О. полностью);
- место проживания автора (при
приеме);
- наименование вида документа
(заявление);
- текст заявления;
- личную подпись автора;
- дату составления;
- визу руководителей подразделения.
4. Личные дела имеют длительный срок
хранения. В связи с этим в них не должны включаться документы
второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно)
сроки хранения. К таким документам относятся справки с места
жительства, справки о жилищных условиях и другие.
5. Документы личного дела помещаются
в папку-скоросшиватель установленного образца размером 23x34 см с
единым титульным листом (образец прилагается). Личному делу
присваивается порядковый номер, под которым оно регистрируется в
журнале учета личных дел (образец прилагается).
6. При переводе муниципального
служащего на новое место муниципальной службы личное дело передается
по новому месту муниципальной службы в срок не позднее 5 суток со дня
издания распоряжения.
Ведение нескольких личных дел на
одного муниципального служащего не допускается.
Муниципальный служащий имеет право на
ознакомление в любое время со всеми материалами своего личного дела,
отзывами о своей деятельности, другими документами до внесения их в
его личное дело, а также на приобщение к личному делу своих
объяснений.
7. После отставки (увольнения)
муниципального служащего его личное дело оформляется и сдается на
хранение в архивный отдел администрации района.
8. Ведение и хранение личных дел
муниципальных служащих возлагается на отдел по контролю, кадрам и
организационной работе администрации района, в структурных
подразделениях, сельских администрациях на специально назначенных
работников.
Личные дела муниципальных служащих
являются документами строгой отчетности. Ответственность за хранение
личных дел возлагается на руководителя кадровой службы или лицо,
которому поручено ведение личных дел распоряжением главы местного
самоуправления района.
Личные дела могут выдаваться во
временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц,
допускаемых к пользованию личными делами, определяется главой
местного самоуправления.
Личные дела не выдаются на руки
муниципальным служащим, на которых они заведены.
9. С целью предотвращения утраты
личных дел и контроля за их своевременным возвратом используется
контрольная карточка, заполняемая на каждое выданное личное дело
(образец карточки прилагается).
При извлечении каких-либо документов
из личного дела муниципального служащего (только с указания
руководителя) работник кадровой службы обязан сделать соответствующую
запись во внутренней описи.
Запрещается производить какие-либо
исправления в ранее сделанных записях, вносить новые записи,
извлекать документы из личного дела и вносить новые, требовать от
муниципального служащего переписать ранее оформленные документы.
10. Ежегодно кадровые службы обязаны
проводить проверку наличия и состояния личных дел. При выявлении
недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется
соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до сведения главы
местного самоуправления района.
